Categoria: outlook

Varie impostazioni e approfondimenti.

Dopo aver impostato al meglio le opzioni ed il layout di questo browser, e dopo le indicazioni per un utilizzo della posta elettronica in modo il più possibile lineare, eccoci qui a vedere piccoli accorgimenti e trucchi vari per poter gestire in modo veloce la posta.

Spostamento email da una cartella ad un’altra.

E’ sempre valido il comando che si usa anche con Outlook Express e con Windows Mail: shift più control più V.

Dopo aver premuto questa combinazione di tasti, con la lettera iniziale della cartella nella quale si vuole spostare il messaggio, si fa la ricerca. Una volta trovata la cartella, premiamo invio ed il messaggio sarà spostato.

Ritorno alla cartella posta in arrivo.

Se dopo aver utilizzato i comandi appositi e ci siamo spostati in una cartella diversa da posta in arrivo, per tornare immediatamente alla cartella posta in arrivo, basta premere backspace.

Se ci siamo spostati in più cartelle, con Backspace, premuto più volte, torniamo indietro, facendo il percorso a ritroso. Per esempio, se siamo andati in bozze, poi in posta indesiderata, in posta inviata e vogliamo tornare in posta in arrivo, lo possiamo fare con Backspace. Con una sola pressione torniamo da posta inviata in posta indesiderata, con due pressioni di backspace torniamo in bozze e con tre pressioni di backspace torniamo in posta in arrivo. Ovviamente, questo comando è molto utile quando una delle mani è occupata, quando, per esempio, siamo al telefono. Comunque, dopo aver aperto più cartelle, con questo tasto si gira ciclicamente tra le cartelle.

Allegati, apertura e salvataggio.

Quando si vuole inviare un allegato ad un messaggio, dopo aver compilato il messaggio in tutte le sue parti, premiamo alt, premiamo due volte freccia sinistra per essere sicuri di essere sulla barra dei menu ribbon, con le frecce orizzontali cerchiamo il menu inserisci, premiamo una volta freccia giù, una volta freccia a destra e siamo sulla voce allegato. Premendo invio, si apre la gestione risorse per cercare il file da allegare. Una volta trovato il file, premendo invio lo alleghiamo al messaggio. Per renderci conto di cosa abbiamo allegato, stando nel corpo del messaggio, premiamo shift più tab, e sul campo degli allegati, ci verranno letti tutti i nomi dei file allegati.

E’ sempre possibile inviare un allegato partendo dal file direttamente. Infatti, una volta selezionato il file da inviare in allegato, premendo il tasto applicazioni, dal menu di contesto che si apre, scegliamo invia a, sottomenu, dal sottomenu scegliamo destinatario di posta e premiamo invio.

Si apre come al solito il messaggio con il file in allegato. Siamo sul campo A, inseriamo il destinatario, se ne abbiamo bisogno eventuali altri account in CC e CCN, completiamo il messaggio ed inviamo. Certe volte quando si preme invio sul comando invia a, destinatario di posta, sembra non essere accaduto nulla. Se si cerca tra le finestre aperte con alt più Tab, troveremo il messaggio aperto.

Ricerca tra i messaggi di una cartella.

Quando siamo alla ricerca di qualche messaggio in una cartella, si può effettuare la ricerca in modo molto semplice. Basta premere tab fino a trovare il campo query di ricerca editazione, scriviamo una o più parole per la ricerca e dopo qualche manciata di secondi, premendo tab ripetutamente, sul campo della lista dei messaggi, troveremo solo i messaggi che hanno in uno qualsiasi dei campi almeno una delle parole digitate.

Per ritornare alla condizione normale, basta raggiungere il campo Query di Ricerca editazione e cancellare la stringa digitata per la ricerca.

Scelta di un account alternativo per inviare il messaggio di posta.

Dopo aver preparato un messaggio di posta completo in tutte le sue parti, per scegliere un account alternativo a quello predefinito, ammesso che ne abbiamo più di uno, basta premere shift più tab fino a raggiungere il pulsante account e premere invio. Si apre la lista degli account, scegliamo quello che ci interessa e premiamo invio.

Quando premiamo shift più tab, troviamo i campi con i pulsanti CCN …., CC…. e A… che aprono una finestra con tutti i contatti che abbiamo in rubrica. Per capirci, è una finestra come quella che si apre quando premiamo control più shift più B, per aprire la rubrica.

Questa finestra ci consente di scegliere, dalla lista dei contatti, quelli che si vogliono inserire nel campo scelto. Questa opportunità ci serve quando dobbiamo inviare una email a più persone.

File del programma e loro posizione sul disco.

I file del programma, hanno posizione diverse all’interno dei vari sistemi operativi, quindi, di seguito vedremo quali sono, a cosa servono e dove sono archiviati nel disco fisso. Questi file servono a prelevarli per avere un backup o per trasferire tutte le impostazioni ad un altro computer.

Qui di seguito, sono elencati i vari file ed i loro percorsi in cui vengono salvate le informazioni di Microsoft Office Outlook. Per le altre versioni di questo browser di posta, per gli altri pacchetti Office questi dati possono differire, ma non sono memorizzati in cartelle molto diverse.

Alcune di queste cartelle ed i loro file che elenco di seguito, possono essere nascoste. Per visualizzarle nel sistema operativo, fare come segue:

1. Premere il tasto Windows per aprire il menu avvio. Scegliere Pannello di controllo e premere invio.

2. Scegliere Opzioni modifica file e premere invio.

3. Premere control più tab e siamo su opzioni di visualizzazione. Dalla lista delle opzioni che raggiungiamo con tab, per i File e cartelle, selezionare Mostra file e cartelle nascosti nel gruppo Cartelle e file nascosti. Inoltre, disattivare l’opzione nascondi le estensioni per i file conosciuti.

4. Raggiungere con il tasto tab il pulsante applica e premere invio. Ancora con tab, raggiungere il pulsante OK e premere invio. Con alt più F4, chiudiamo anche il pannello di controllo.

Nota bene: tutti i file di Microsoft Outlook elencati di seguito sono presenti solo se, in seguito alle impostazioni eseguite dall’utente, sono stati creati dal browser. Infatti, alcuni file vengono creati solo se si personalizzano le caratteristiche del programma. Vediamo quali sono questi file e dove li troviamo:

File delle cartelle personali.

il file ha come estensione pst.

Se l’unità dove è installato il sistema operativo è il disco C, il percorso sarà: C:\utenti\nome utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Ovviamente il nome utente sarà quello dell’utente connesso a Windows.

Cartelle fuori rete.

Il file ha come estensione “ost”. Viene sincronizzato con gli elementi presenti nel server che esegue Microsoft Exchange.

Questo è un file che troviamo solo se usiamo il servizio di telefonia Microsoft Exchange. Siccome i dati rimangono nel server di Exchange, non è possibile ricreare il file con estensione ost in un altro computer senza prima eseguirne il backup.

Per altre cose particolari che si desiderasse capire per poterle utilizzare, e parlo di utilizzo professionale della posta elettronica con tutte le opportunità che questo browser consente, rimane sempre presente la guida in linea che si apre premendo il tasto F1, da qualsiasi posizione dall’interno del programma.

Per gli utilizzatori di NVDA, devo dire che dal punto di vista gestione della posta, lettura cancellazione, salvataggio, gestione allegati e tutto quello che si esegue normalmente tutti i giorni, non ci sono problemi.

Però, in qualche scheda delle impostazioni di Microsoft Outlook, NVDA non riesce a vocalizzare in modo corretto tutte le informazioni necessarie, ma sono piccole cose che poi si possono gestire con la navigazione dello schermo. Un problema strano, ma potrebbe dipendere anche dalle impostazioni del mio screen-reader NVDA non impostato bene: quando vado a leggere una email con al suo interno delle tabelle per visualizzare l’email in HTML, non riesce a gestire le tabelle e non si riesce a leggere con immediatezza il contenuto della email. Credo che impostando le email come testo semplice, questo problema non si dovrebbe verificare, ma chi usa tutti i giorni NVDA sa sicuramente come dribblare questi problemi che alla fine non sono dei veri problemi, proprio perché si tratta di sapere come utilizzare il mezzo assistivo che si usa correntemente.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Tasti e comandi rapidi.

Avendo trovato nella guida di Outlook queste combinazioni di tasti per utilizzare questo programma con comandi rapidi da tastiera, ve li propongo in modo che, chi utilizza Microsoft Outlook, ne può memorizzare quelli che gli interessano, accelerando l’utilizzo di certe funzioni del browser di posta di casa Microsoft.

Ecco di seguito la lista di tutte le combinazioni di tasti:

Per fare, Premere.

Passare alla Posta elettronica. Control più 1.

Passare al Calendario. Control più 2.

Passare ai Contatti. Control più 3.

Passare alle Attività. Control più 4.

Passare alle Note. Control più 5.

Passare all’Elenco cartelle nel riquadro di spostamento. Control più 6.

Passare ai Collegamenti. Control più 7.

Passare al messaggio successivo (con il messaggio aperto). Control più PUNTO.

Tornare al messaggio precedente (con il messaggio aperto). Control più VIRGOLA.

Spostarsi tra il riquadro di spostamento, la finestra principale di Outlook, il riquadro di lettura e la barra Da fare. Control più Shift più Tab, oppure Shift più Tab.

Spostarsi tra la finestra di Outlook, i riquadri più piccoli nel riquadro di spostamento, il riquadro di lettura e le sezioni nella barra Da fare. Tab.

Spostarsi tra la finestra di Outlook, i riquadri più piccoli nel riquadro di spostamento, il riquadro di lettura e le sezioni nella barra Da fare e visualizzare i tasti di scelta nella barra multifunzione di Outlook. F6.

Spostare le righe delle intestazioni di messaggio nel riquadro di spostamento, oppure in un messaggio aperto. Control più Tab.

Spostarsi all’interno del riquadro di spostamento. Tasti di direzione.

Passare a un’Altra cartella. Control più Y.

Passare alla casella Cerca. F3, oppure Control più E.

Tornare la messaggio precedente nel riquadro di lettura. Alt più FRECCIA SU, oppure Control più VIRGOLA, oppure Alt più Pagina Su.

Spostarsi in basso in una pagina nel riquadro di lettura. BARRA SPAZIATRICE.

Spostarsi in Alto in una pagina nel riquadro di lettura. Shift più BARRA SPAZIATRICE.

Comprimere, oppure espandere un gruppo nell’elenco di messaggi di posta elettronica. FRECCIA SINISTRA, oppure FRECCIA DESTRA, rispettivamente.

Tornare alla visualizzazione precedente nella finestra principale di Outlook. Alt più B, oppure Alt più FRECCIA SINISTRA.

Passare alla visualizzazione successiva nella finestra principale di Outlook. Alt più FRECCIA DESTRA.

Selezionare la barra informazioni e, se disponibile, visualizzare il menu di comandi. Control più Shift più W.

Ricerca.

Per fare, Premere.

Trovare un messaggio, oppure un Altro elemento. Control più A.

Cancellare i risultati della ricerca. ESC.

Espandere la ricerca per includere Tutti gli elementi di posta, Tutti gli elementi dei calendari, oppure Tutti gli elementi dei contatti, a seconda del modulo in cui ci si trova. Control più Alt più A.

Utilizzare la Ricerca avanzata. Control più Shift più T.

Creare una nuova cartella ricerche. Control più Shift più P.

Cercare testo all’interno di un elemento aperto. F4.

Trovare e sostituire testo, simboli, oppure alcuni comandi di formattazione nel riquadro di lettura. Control più H.

Espandere la ricerca per includere elementi della cartella corrente. Control più Alt più K.

Espandere la ricerca per includere sottocartelle. Control più Alt più Z.

Contrassegni.

Per fare, Premere.

Aprire la finestra di dialogo Contrassegna per il completamento per assegnare un contrassegno. Control più Shift più G.

Categorie a colori.

Per fare, Premere.

Eliminare la categoria selezionata dall’elenco nella finestra di dialogo Categorie a colori. Alt più D.

Creazione di un elemento, oppure di un file.

Per fare, Premere.

Creare un appuntamento. Control più Shift più A.

Creare un contatto. Control più Shift più C.

Creazione di una lista di distribuzione. Control più Shift più L.

Creare un fax. Control più Shift più X.

Creare una cartella. Control più Shift più E.

Creare una voce di diario. Control più Shift più J.

Creare una convocazione di riunione. Control più Shift più Q.

Creare un messaggio. Control più Shift più M.

Creare una nota. Control più Shift più N.

Creare un nuovo documento di Office. Control più Shift più H.

Inserire un elemento nella cartella corrente. Control più Shift più S.

Inserire una risposta nella cartella corrente. Control più T.

Creare una cartella ricerche. Control più Shift più P.

Creare un’attività. Control più Shift più K.

Creare una richiesta di attività. Control più Shift più U.

Procedure in tutti gli elementi.

Per fare, Premere.

Salvare (ad eccezione che in Attività). Control più S, oppure Shift più F12.

Salvare e chiudere (ad eccezione che in Posta). Alt più S.

Salvare con nome (solo in Posta). F12.

Annullare. Control più Z, oppure Alt più BackSpace.

Eliminare un elemento. Control più E.

Stampare. Control più Shift più F12.

Copiare un elemento. Control più Shift più Y.

Spostare un elemento. Control più Shift più V.

Controllare i nomi. Control più K.

Eseguire il Controllo ortografico. F7.

Contrassegnare per il completamento. Control più Shift più G.

Inoltrare. Control più F.

Inviare, Inserire, oppure invitare. Alt più S.

Attivare la modifica in un campo, con l’eccezione della visualizzazione per icone e di Posta. F2.

Allineare il testo a sinistra. Control più L.

Centrare il testo. Control più A.

Allineare il testo a destra. Control più R.

Posta elettronica.

Per fare, Premere.

Passare alla cartella Posta in arrivo. Control più Shift più I.

Passare alla cartella Posta in uscita. Control più Shift più O.

Scegliere l’account da utilizzare per inviare un messaggio. Control più Tab (con la casella A attiva) e quindi premere Tab per spostarsi sul pulsante Account.

Controllare i nomi. Control più K.

Inviare. Alt più S.

Rispondere a un messaggio. Control più R.

Rispondere a tutti i contatti inclusi in un messaggio. Control più Shift più R.

Rispondere con una richiesta di riunione. Control più Alt più R.

Inoltrare un messaggio. Control più F.

Contrassegnare un messaggio come attendibile. Control più Alt più J.

Visualizzare il contenuto esterno bloccato di un messaggio. Control più Shift più I.

Inserire un elemento in una cartella. Control più Shift più S.

Applicare lo stile Normale. Control più Shift più W.

Controllare l’arrivo di nuovi messaggi. Control più M, oppure F9.

Passare al messaggio precedente. Freccia SU.

Passare al messaggio successivo. Freccia GIÙ.

Creare un messaggio (da Posta). Control più N.

Creare un messaggio (da una qualsiasi visualizzazione di Outlook). Control più Shift più M.

Aprire un messaggio ricevuto. Control più O.

Eliminare e ignorare una conversazione. Control più Shift più D.

Aprire la Rubrica. Control più Shift più B.

Aggiungere un contrassegno rapido a un messaggio non aperto. Insert.

Visualizzare la finestra di dialogo Contrassegna per il completamento. Control più Shift più G.

Contrassegnare un messaggio come già letto. Control più Q.

Contrassegnare un messaggio come da leggere. Control più U.

Aprire il suggerimento messaggio nel messaggio selezionato. Control più Shift più W.

Trovare, oppure sostituire. F4.

Trovare l’elemento successivo. Shift più F4.

Inviare. Control più INVIO.

Stampare. Control più Shift più F12.

Inoltrare. Control più F.

Inoltrare come allegato. Control più Alt più F.

Visualizzare le proprietà per l’elemento selezionato. Alt più INVIO.

Creare un MMS. Control più Shift più U.

Creare un messaggio di testo. Control più Shift più T.

Contrassegnare per il download. Control più Alt più M.

Cancellare il contrassegno per il download. Control più Alt più U.

Visualizzare lo stato di invio/ricezione. Control più B (quando invio/ricezione è in corso).

Calendario.

Per fare, Premere.

Creare un nuovo appuntamento (da Calendario). Control più N.

Creare un nuovo appuntamento (da una qualsiasi visualizzazione di Outlook). Control più Shift più A.

Creare una nuova convocazione di riunione. Control più Shift più Q.

Inoltrare un appuntamento, oppure una riunione. Control più F.

Rispondere a una richiesta di convocazione con un messaggio. Control più R.

Rispondere con un messaggio a tutti i contatti inclusi in una richiesta di convocazione. Control più Shift più R.

Visualizzare 10 giorni nel calendario. Alt più 0.

Visualizzare 1 giorno nel calendario. Alt più 1.

Visualizzare 2 giorni nel calendario. Alt più 2.

Visualizzare 3 giorni nel calendario. Alt più 3.

Visualizzare 4 giorni nel calendario. Alt più 4.

Visualizzare 5 giorni nel calendario. Alt più 5.

Visualizzare 6 giorni nel calendario. Alt più 6.

Visualizzare 7 giorni nel calendario. Alt più 7.

Visualizzare 8 giorni nel calendario. Alt più 8.

Visualizzare 9 giorni nel calendario. Alt più 9.

Passare a una data. Control più G.

Passare alla visualizzazione Mese. Alt più SEGNO UGUALE (=), oppure Control più Alt più 4.

Passare al giorno successivo. Control più FRECCIA DESTRA.

Passare alla settimana successiva. Alt più FRECCIA GIÙ.

Passare al mese successivo. Alt più Pagina giù
Passare al giorno precedente. Control più FRECCIA SINISTRA.

Passare alla settimana precedente . Alt più FRECCIA SU.

Passare al mese precedente. Alt più Pagina Su.

Passare all’inizio della settimana
Alt più HOME.

Passare alla fine della settimana
Alt più FINE.

Passare alla visualizzazione Settimana completa. Alt più SEGNO MENO (-), oppure Control più Alt più 3.

Passare alla visualizzazione Settimana lavorativa. Control più Alt più 2.

Andare all’appuntamento precedente. Control più VIRGOLA, oppure Control più Shift più VIRGOLA.

Andare all’appuntamento successivo. Control più PUNTO, oppure Control più Shift più PUNTO.

Impostare la ricorrenza per una riunione, oppure un appuntamento aperto. Control più G.

Vedere anche la visualizzazione per giorno/settimana/mese del calendario e Selezione data in Visualizzazioni. Contatti.

Per fare, Premere.

Eseguire una nuova chiamata. Control più Shift più D.

Trovare un contatto, oppure un Altro elemento (Cerca). F3, oppure Control più E.

Immettere un nome nella casella Cerca nelle rubriche. F11.

Nella visualizzazione Tabella, oppure elenco di Contatti, passare al primo contatto che inizia con una determinata lettera. Shift più lettera.

Selezionare tutti i contatti. Control più A.

Creare un messaggio con il contatto selezionato come oggetto. Control più F.

Creare una voce di diario per il contatto selezionato. Control più J.

Creare un nuovo contatto (da Contatti). Control più N.

Creare un nuovo contatto (da una qualsiasi visualizzazione di Outlook). Control più Shift più C.

Aprire un modulo per i contatti per il contatto selezionato. Control più O.

Creare una lista di distribuzione. Control più Shift più L.

Stampare. Control più Shift più F12.

Aggiornare un elenco di membri di liste di distribuzione. F5.

Passare a un’Altra cartella. Control più Y.

Aprire la Rubrica. Control più Shift più B.

Utilizzare la Ricerca avanzata. Control più Shift più T.

Con un contatto aperto, aprire il contatto successivo nell’elenco. Control più Shift più PUNTO.

Cercare un contatto. F11.

Chiudere un contatto. ESC.

Inviare un fax al contatto selezionato. Control più Shift più X.

Aprire la finestra di dialogo Indirizzo. Alt più D.

Nel modulo di un contatto, in Internet, visualizzare l’indirizzo Posta elettronica 1. Alt più Shift più 1.

Nel modulo di un contatto, in Internet, visualizzare l’indirizzo Posta elettronica 2. Alt più Shift più 2.

Nel modulo di un contatto, in Internet, visualizzare l’indirizzo Posta elettronica 3. Alt più Shift più 3.

Nella finestra di dialogo dei biglietti da visita elettronici
Per fare, Premere.

Aprire l’elenco Aggiungi. Alt più A.

Selezionare un testo nella casella Etichetta quando viene selezionato il campo con una etichetta assegnata
Alt più B.

Aprire la finestra di dialogo Aggiungi immagine biglietto da visita. Alt più C.

Posizionare il cursore all’inizio della casella Modifica. Alt più E.

Selezionare la casella Campi. Alt più F.

Selezionare l’elenco a discesa Allineamento immagine. Alt più G.

Selezionare la tavolozza di colori per lo sfondo. Alt più K, quindi INVIO.

Selezionare l’elenco a discesa Layout. Alt più L.

Rimuovere un campo selezionato dalla casella Campi. Alt più R.

Attività.

Per fare, Premere.

Visualizzare, oppure nascondere la barra Da fare
Alt più F2.

Accettare una richiesta di attività. Alt più C.

Rifiutare una richiesta di attività. Alt più D.

Trovare un’attività, oppure un Altro elemento. Control più A.

Aprire la finestra di dialogo Vai alla cartella. Control più Y.

Creare una nuova attività (da Attività)
Control più N.

Creare una nuova attività (da una qualsiasi visualizzazione di Outlook). Control più Shift più K.

Aprire un elemento selezionato. Control più O.

Stampare un elemento selezionato. Control più Shift più F12.

Selezionare tutti gli elementi. Control più A.

Eliminare l’elemento selezionato. Control più E.

Inviare un’attività come allegato. Control più F.

Creare una richiesta di attività. Control più Shift più Alt più U.

Spostarsi tra il riquadro di spostamento, l’elenco Attività e la barra Da fare. Tab, oppure Shift più Tab.

Aprire un elemento selezionato come voce di diario. Control più J.

Annullare l’ultima azione. Control più Z.

Contrassegnare un elemento come completato. Insert.

Formattazione del testo.

Per fare, Premere.

Visualizzare il menu Formato. Alt più O.

Visualizzare la finestra di dialogo Carattere. Control più Shift più P.

Modificare la combinazione di caratteri Maiuscoli e minuscoli di testo selezionato. Shift più F3.

Formattare lettere in minuscolo. Control più Shift più K.

Formattare lettere in grassetto. Control più G.

Aggiungere un elenco puntato. Control più Shift più L.

Formattare lettere in corsivo. Control più I.

Aumentare il rientro del testo. Control più K.

Diminuire il rientro del testo. Control più Shift più T.

Applicare l’allineamento a sinistra. Control più L.

Centrare il testo. Control più A.

Applicare l’effetto sottolineato. Control più U.

Aumentare la dimensione del carattere. Control più ], oppure Control più Shift più >.

Diminuire la dimensione del carattere. Control più [, oppure Control più Shift più <.

Tagliare. Control più X, oppure Shift più CANC.

Copiare. Control più C, oppure Control più Insert.

Nota Control più Insert non è disponibile nel riquadro di lettura.

Incollare. Control più V, oppure Shift più Insert.

Cancellare la formattazione. Control più Shift più Z, oppure Control più BARRA SPAZIATRICE.

Eliminare la parola successiva. Control più Shift più H.

Estendere un paragrafo in modo che rientri nei margini. Control più Shift più J.

Applicare gli stili. Control più Shift più S.

Creare un rientro sporgente. Control più K.

Inserire un collegamento ipertestuale. Control più K.

Allineare un paragrafo a sinistra. Control più L.

Allineare un paragrafo a destra. Control più R.

Ridurre un rientro sporgente. Control più Shift più T.

Rimuovere la formattazione di un paragrafo. Control più Q.

Aggiunta di informazioni Web agli elementi.

Per fare, Premere.

Modificare un URL nel testo di un elemento. Tenere premuto Control e far clic col pulsante del mouse.

Inserire un collegamento ipertestuale. Control più K.

Stampa.

Per fare, Premere.

Aprire la scheda Stampa nella visualizzazione Backstage. Premere Alt più F e quindi premere P.

Per stampare un elemento in una finestra aperta. Alt più F, premere P e quindi premere F e infine 1.

Aprire la finestra di dialogo Imposta pagina da Anteprima di stampa. Alt più S, oppure Alt più U.

Per selezionare una stampante da Anteprima di stampa. Alt più F, premere P e quindi I.

Per utilizzare il comando Definisci stili di stampa. Alt più F, premere P e quindi L.

Per aprire Opzioni di stampa. Alt più F, premere P e quindi R.

Invio/ricezione.

Per fare, Premere.

Consente di avviare l’invio e la ricezione per tutti i gruppi di invio/ricezione definiti selezionando Includi gruppo in invio/ricezione (F9). Sono inclusi intestazioni, elementi interi, cartelle specificate, elementi dalle dimensioni inferiori ai valori impostati, oppure qualsiasi combinazione definita in precedenza. F9.

Avviare l’invio e la ricezione per la cartella corrente in modo da recuperare gli elementi interi, inclusi intestazione, elemento e tutti gli allegati. Shift più F9.

Avviare un’operazione di invio/ricezione. Control più M.

Definire gruppi di invio/ricezione. Control più Alt più S.

Visual Basic Editor.

Per fare, Premere.

Aprire Visual Basic Editor
Alt più F11.

Macro.

Per fare, Premere.

Riprodurre una macro. Alt più F8.

Moduli.

Per fare, Premere.

Creare un modulo di InfoPath. Fare clic su una cartella di InfoPath, quindi premere Control più N.

Scegliere un modulo di Microsoft InfoPath. Control più Shift più Alt più T.

Torna all’inizio.

Visualizzazioni
Visualizzazione Tabella.

Utilizzo generale.

Per fare, Premere.

Aprire un elemento. INVIO.

Selezionare tutti gli elementi. Control più A.

Passare all’elemento posizionato nella parte inferiore dello schermo. Pagina giù.

Passare all’elemento posizionato nella parte superiore dello schermo. Pagina Su.

Aggiungere, oppure rimuovere la selezione di un elemento in un gruppo di elementi selezionati. Shift più FRECCIA SU, oppure Shift più FRECCIA GIÙ, rispettivamente.

Selezionare l’elemento successivo, oppure precedente senza estendere la selezione. Control più FRECCIA SU, oppure Control più FRECCIA GIÙ, rispettivamente.

Selezionare, oppure deselezionare l’elemento attivo. Control più BARRA SPAZIATRICE.

Con un gruppo selezionato.

Per fare, Premere.

Espandere un singolo gruppo selezionato. Freccia DESTRA.

Comprimere un singolo gruppo selezionato. Freccia SINISTRA.

Selezionare il gruppo precedente. Freccia SU.

Selezionare il gruppo successivo. Freccia GIÙ.

Selezionare il primo gruppo. HOME.

Selezionare l’ultimo gruppo. FINE.

Selezionare il primo elemento visualizzato di un gruppo espanso oppure il primo elemento a destra non visualizzato nello schermo. Freccia DESTRA.

Visualizzazione Giorno/Settimana/Mese calendario.

Tutte e tre.

Per fare, Premere.

Visualizzare da 1 a 9 giorni. Alt più tasto corrispondente al numero di giorni.

Visualizzare 10 giorni. Alt più 0 (zero).

Passare alla visualizzazione per settimana. Alt più SEGNO MENO (-).

Passare alla visualizzazione per mese. Alt più SEGNO UGUALE (=).

Spostarsi tra Calendario, Blocco note attività ed Elenco cartelle. Control più Tab, oppure F6.

Selezionare l’appuntamento precedente. Shift più Tab.

Passare al giorno precedente. Freccia SINISTRA.

Passare al giorno successivo. Freccia DESTRA.

Passare allo stesso giorno della settimana successiva. Alt più FRECCIA GIÙ.

Passare allo stesso giorno della settimana precedente. Alt più FRECCIA SU.

Visualizzazione Giorno.

Per fare, Premere.

Selezionare l’ora di inizio della giornata lavorativa. HOME.

Selezionare l’ora di fine della giornata lavorativa. FINE.

Selezionare l’intervallo di tempo precedente. FRECCIA SU.

Selezionare l’intervallo di tempo successivo. FRECCIA GIÙ.

Selezionare l’intervallo di tempo visualizzato nella parte superiore dello schermo. Pagina Su.

Selezionare l’intervallo di tempo visualizzato nella parte inferiore dello schermo. Pagina giù.

Aumentare, oppure ridurre il tempo selezionato. Shift più FRECCIA SU, oppure Shift più FRECCIA GIÙ, rispettivamente.

Spostare un appuntamento. Con il cursore nell’appuntamento, Alt più FRECCIA SU, oppure Alt più FRECCIA GIÙ, rispettivamente.

Modificare l’ora di inizio, oppure di fine di un appuntamento. Con il cursore nell’appuntamento, Alt più Shift più FRECCIA SU, oppure Alt più Shift più FRECCIA GIÙ, rispettivamente.

Spostare l’elemento selezionato allo stesso giorno della settimana successiva. Alt più FRECCIA GIÙ.

Spostare l’elemento selezionato allo stesso giorno della settimana precedente. Alt più FRECCIA SU.

Visualizzazione Settimana.

Per fare, Premere.

Passare all’inizio delle ore lavorative per il giorno selezionato. HOME.

Passare alla fine delle ore lavorative per il giorno selezionato. FINE.

Salire di una pagina nel giorno selezionato. Pagina Su.

Scendere di una pagina nel giorno selezionato. Pagina giù.

Modificare la durata dell’intervallo di tempo selezionato. Shift più FRECCIA SINISTRA, FRECCIA DESTRA, FRECCIA SU, oppure FRECCIA GIÙ; oppure Shift più HOME, oppure Shift più FINE.

Visualizzazione Mese.

Per fare, Premere.

Passare al primo giorno della settimana. HOME.

Passare allo stesso giorno della settimana nella pagina precedente. Pagina Su.

Passare allo stesso giorno della settimana nella pagina successiva. Pagina giù.

Selezione data.

Per fare, Premere.

Passare al primo giorno della settimana corrente. Alt più HOME.

Passare all’ultimo giorno della settimana corrente. Alt più FINE.

Passare allo stesso giorno della settimana precedente. Alt più FRECCIA SU.

Passare allo stesso giorno della settimana successiva. Alt più FRECCIA GIÙ.

Visualizzazione Biglietti da visita, oppure visualizzazione Schede indirizzi.

Utilizzo generale.

Per fare, Premere.

Selezionare una scheda specifica dell’elenco. Una, oppure più lettere del nome sotto il quale è archiviata la scheda, oppure del campo di ordinamento.

Selezionare la scheda precedente. Freccia SU.

Selezionare la scheda successiva. Freccia GIÙ.

Selezionare la prima scheda dell’elenco. HOME.

Selezionare l’ultima scheda dell’elenco. FINE.

Selezionare la prima scheda della pagina corrente. Pagina Su.

Selezionare la prima scheda della pagina successiva. Pagina giù.

Selezionare la scheda più vicina della colonna successiva. FRECCIA DESTRA.

Selezionare la scheda più vicina della colonna precedente. FRECCIA SINISTRA.

Selezionare, oppure deselezionare la scheda attiva. Control più BARRA SPAZIATRICE.

Estendere la selezione alla scheda precedente e deselezionare le schede successive al punto di selezione iniziale. Shift più FRECCIA SU.

Estendere la selezione alla scheda successiva e deselezionare le schede precedenti il punto di selezione iniziale. Shift più FRECCIA GIÙ.

Estendere la selezione alla scheda precedente indipendentemente dal punto di selezione iniziale. Control più Shift più FRECCIA SU.

Estendere la selezione alla scheda successiva indipendentemente dal punto di selezione iniziale. Control più Shift più FRECCIA GIÙ.

Estendere la selezione alla prima scheda dell’elenco. Shift più HOME.

Estendere la selezione all’ultima scheda dell’elenco. Shift più FINE.

Estendere la selezione alla prima scheda della pagina precedente. Shift più Pagina Su.

Estendere la selezione all’ultima scheda dell’ultima pagina. Shift più Pagina giù.

Spostamento tra i campi di una scheda aperta.

Per utilizzare i tasti seguenti, verificare di aver selezionato un campo di una scheda.

Per selezionare un campo, dopo aver selezionato la scheda fare clic sul campo desiderato.

Per fare, Premere.

Spostarsi al campo e al comando successivo. Tab.

Spostarsi al campo e al comando precedente. Shift più Tab.

Chiudere la scheda attiva. INVIO.

Spostamento tra i caratteri di un campo.

Per utilizzare i tasti seguenti, verificare di aver selezionato un campo di una scheda. Per selezionare un campo, dopo aver selezionato la scheda, fare clic sul campo desiderato.

Per fare, Premere.

Aggiungere una riga in un campo multilinea. INVIO.

Spostarsi all’inizio di una riga. HOME.

Spostarsi alla fine di una riga. FINE.

Spostarsi all’inizio di un campo multilinea. Pagina Su.

Spostarsi alla fine di un campo multilinea. Pagina giù.

Spostarsi alla riga precedente di un campo multilinea. Freccia SU.

Spostarsi alla riga successiva di un campo multilinea. Freccia GIÙ.

Spostarsi al carattere precedente in un campo. Freccia SINISTRA.

Spostarsi al carattere successivo in un campo. Freccia DESTRA.

Visualizzazione Cronologia (Attività, oppure Diario).

Se è selezionato un elemento.

Per fare, Premere.

Selezionare l’elemento precedente. Freccia SINISTRA.

Selezionare l’elemento successivo. Freccia DESTRA.

Selezionare diversi elementi consecutivi. Shift più FRECCIA SINISTRA, oppure Shift più FRECCIA DESTRA.

Selezionare diversi elementi non consecutivi. Control più FRECCIA SINISTRA più BARRA SPAZIATRICE, oppure Control più FRECCIA DESTRA più BARRA SPAZIATRICE.

Aprire gli elementi selezionati. INVIO.

Selezionare il primo elemento di un gruppo oppure il primo elemento della cronologia se gli elementi non sono raggruppati. HOME.

Selezionare l’ultimo elemento di un gruppo oppure l’ultimo elemento della cronologia se gli elementi non sono raggruppati. FINE.

Visualizzare, senza selezionarlo, il primo elemento di un gruppo oppure il primo elemento della cronologia se gli elementi non sono raggruppati. Control più HOME.

Visualizzare, senza selezionarlo, l’ultimo elemento di un gruppo oppure l’ultimo elemento della cronologia se gli elementi non sono raggruppati. Control più FINE.

Se è selezionato un gruppo.

Per fare, Premere.

Espandere il gruppo. INVIO, oppure FRECCIA DESTRA.

Comprimere il gruppo. INVIO, oppure FRECCIA SINISTRA.

Selezionare il gruppo precedente. FRECCIA SU.

Selezionare il gruppo successivo. FRECCIA GIÙ.

Selezionare il primo gruppo della cronologia. HOME.

Selezionare l’ultimo gruppo della cronologia. FINE.

Selezionare il primo elemento visualizzato di un gruppo espanso oppure il primo elemento a destra non visualizzato nello schermo. FRECCIA DESTRA.

Se è selezionata un’unità di tempo nella scala cronologica per giorni.

Per fare, Premere.

Spostarsi indietro in incrementi di tempo equivalenti a quelli visualizzati nella scala cronologica. FRECCIA SINISTRA.

Spostarsi in avanti in incrementi di tempo equivalenti a quelli visualizzati nella scala cronologica. FRECCIA DESTRA.

Spostarsi tra la visualizzazione attiva, la barra Da fare, cartella di ricerca e Cartelle diario. Tab e Shift più Tab.

Nota bene: molti di questi comandi probabilmente non li userete mai perché magari non usate nemmeno le funzionalità del programma. Vi consiglio di farvene una lettura, in modo che se individuate qualche comando che vi può agevolare in qualche funzionalità che usate spesso, lo memorizzate e lo userete all’occorrenza.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Spostamento e copia dei messaggi da cartella a cartella .

Se, per esempio, abbiamo creato una cartella archivio per archiviare tutti i messaggi importanti, per capirci, tutti quelli che vogliamo conservare nel browser di posta, senza salvarli come file indipendenti sul disco, li possiamo spostare con il comando shift più control più V, “Sposta in cartella”.

Questo comando lo useremo dopo aver selezionato uno o più messaggi da spostare e faremo come segue:

a. Premiamo il comando rapido: shift più control più V.

b. si apre l’albero delle cartelle. Scegliamo la cartella nella quale spostare i messaggi selezionati e premiamo invio.

Qualora ne avessimo bisogno, allo stesso modo possiamo anche copiare i messaggi da una cartella ad un’altra, usando i comuni comandi di copia ed incolla, control più c e control più V. Ovviamente, ci sposteremo dalla cartella dove siamo alla cartella dove dobbiamo incollare.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Salvare un messaggio sul disco come file.

Per salvare un messaggio come file, facciamo come segue:

a. Si apre il menu file con alt più F.

b. Scegliamo dal menu il comando salva con nome e premiamo invio.

c. Il nome viene messo in automatico, anche se lo possiamo cambiare.

d. Con tab, ci spostiamo sui vari campi della finestra per il salvataggio, quindi, scegliamo il formato del file (consiglio di scegliere HTML, TXT o MHT), in modo che non si hanno problemi quando si devono aprire su un computer dove non è installato Microsoft Outlook.

e. Scegliamo la cartella nella quale salviamo il file, e poi, trovato il pulsante salva, premiamo invio.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Regole di posta rapide.

Qualunque sia il Mailer di posta utilizzato, quando si ha bisogno di gestire molti messaggi, per esempio privati, associativi e liste di discussione, è bene usare delle regole di posta. Infatti, con esse si ha la possibilità di smistare i messaggi in cartelle diverse, create appositamente allo scopo, per avere la possibilità di leggere poi i messaggi, spostati in esse, in ordine all’importanza che gli diamo.

Su questo giornale, soprattutto nella rubrica “A domanda risponde”, più volte ho dato indicazioni su come impostare una regola di posta più o meno complessa, per soddisfare a queste specifiche esigenze.

Al momento sto utilizzando Microsoft Outlook 2010 e, in cerca di altre impostazioni, ho trovato per caso una funzione da menu di contesto che consente di spostare tutti i messaggi provenienti da un account o da una lista di discussione in una cartella, creando automaticamente la regola di posta, senza avere il bisogno di decidere le condizioni per creare la regola.

A dire il vero, questa funzione nei prodotti Microsoft, anche quelli gratuiti quali Outlook Express e Windows Mail è sempre esistita, quindi, molto probabilmente ho scoperto l’acqua calda e le persone che conoscono già questo sistema si faranno un bel sorriso, ma non importa.

Per programmare le regole di posta, si ha bisogno di fare molteplici passaggi e basta sbagliarne uno, per inficiarne il funzionamento.

Questa funzionalità inserita dai programmatori di Microsoft in Outlook di Office è il classico uovo di Colombo, perché praticamente, partendo da un messaggio di posta, con due passaggi si fa tutto.

senza aver bisogno di impostare una regola di posta, ammesso che non abbiamo bisogno di creare una regola complessa e ci serve solo spostare determinati messaggi in una cartella, con tutti i passaggi che consentono veramente di creare tutte le condizioni possibili ed immaginabili, ecco come fare:

1. Apriamo il Mailer di posta Microsoft Outlook e posizioniamoci nella cartella posta in arrivo. La procedura vale anche se i messaggi sono stati già spostati in altra cartella, ma ne dobbiamo spostare almeno uno in posta in arrivo.

2. Se abbiamo bisogno di spostare determinati messaggi che arrivano da un utente o da una lista in una cartella, possiamo creare prima la cartella, ma tale operazione la si può fare anche in corso d’opera, direttamente nel secondo passaggio.

3. Ci posizioniamo sul messaggio che vogliamo utilizzare per creare la regola velocemente.

4. Premiamo il tasto applicazione e con le frecce cerchiamo regole, sottomenu.

5. Con freccia destra apriamo il sottomenu e troviamo questi comandi:
– Sposta sempre i messaggi da “nome lista”. Dove “nome lista” è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, al posto di “nome lista”, troveremo l’indirizzo di chi ha inviato il messaggio.

– Sposta sempre i messaggi in “nome lista”. Dove “nome lista” è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, non troveremo questo comando.

– Crea regola … Questo comando consente di aprire la gestione regole, per creare una regola complessa, partendo dal messaggio di posta preso in considerazione.

– Gestisci regole … Questo comando serve ad aprire la gestione delle regole per variare le impostazioni di qualche regola, di cancellare una regola, quindi ci consente di gestire le regole.

6. Il comando da usare in qualsiasi caso è il primo. Quindi, dando invio sul primo comando, dopo pochi secondi, si apre l’albero delle cartelle.

7. Se la cartella da usare per accogliere i messaggi l’abbiamo già creata, con l’iniziale del nome che gli abbiamo dato, ci spostiamo su di essa e premiamo invio.

8. Dopo una manciata di secondi, il tempo dipende dalla velocità di elaborazione del computer e dalla quantità di messaggi presenti in cartella, tutti i messaggi provenienti dalla lista o dall’utente saranno spostati nella cartella scelta.

9. Se non abbiamo creato la cartella in precedenza, con Tab ci spostiamo sul pulsante nuova e premiamo invio.

10. Si apre la procedura per creare una nuova cartella, quindi scriviamo il nome e non premiamo invio.

11. Premiamo tab fino alla lista delle cartelle e cercheremo una delle seguenti voci: cartelle Personali oppure una voce con il nome dell’account di posta dell’utente.

12. Con tab ci spostiamo sul pulsante OK e premiamo invio.

13. Ci troviamo sul nome della cartella appena creata e premiamo invio. Si avvia lo spostamento e tutti i messaggi vengono spostati in quella cartella.

14. ci troviamo di nuovo nella cartella posta in arrivo da dove eravamo partiti.

15. A questo punto, la regola è stata creata e ogni volta che nella cartella posta in arrivo viene scaricata una email con l’indirizzo della lista o di una persona, tale messaggio viene spostato nella cartella indicata durante la creazione della regola.

Ripetere le operazioni sopra indicate per tutte le regole che vogliamo creare, che, come spiegato sopra, sono di una semplicità disarmante.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Regole di posta complete.

Vediamo come poter personalizzare la nostra posta con delle cartelle aggiuntive e con delle regole.

Anche se la gestione avanzata della posta non serve a tutti, di seguito è riportata la procedura per creare una regola di posta che, assieme alla creazione di una nuova cartella vista nella parte precedente, ci consente di smistare nel modo migliore i messaggi di posta ricevuti ed indirizzare in automatico i messaggi nelle cartelle create come si desidera.

Mettiamo che il browser di posta è stato configurato in modo che ogni account posseduto abbia le sue cartelle, modalità che si può evitare al momento che si configurano gli account e che viene spiegato in un altro articolo. Le operazioni da fare sono due: creazione cartella e regola di posta.

Creare una nuova cartella.

La creazione di una nuova cartella ci può servire non solo come cartella per archiviare manualmente i messaggi che ci interessano, ma anche per accogliere i messaggi che, tramite una regola di posta, vengono smistati automaticamente al suo interno.

Ecco come creare una cartella che chiameremo Aarrivo Generale che accoglierà i messaggi che riceviamo in ogni posta in arrivo di ogni account, con una regola apposita che creeremo di seguito. Non a caso ho scelto un nome con doppia A iniziale. Infatti, serve a posizionare la cartella ad inizio di tutte le altre cartelle create in precedenza e dopo la cartella Posta Eliminata.

Creazione della cartella sull’albero delle cartelle.

Fare come segue:

1. Stando in una cartella qualsiasi e senza avere un messaggio aperto, Apriamo il menu Cartella con alt più C.

2. Siamo su nuova sottomenu. Premiamo freccia destra per il sottomenu.

3. Siamo sul comando nuova cartella e premiamo invio.

4. Si apre la finestra per creare la nuova cartella e siamo sul campo editazione per immettere il nome.

5. Scriviamo il nome che vogliamo assegnare alla cartella, quindi, nel nostro caso scriveremo Aarrivo Generale.

6. Premiamo tab fino al campo con la visualizzazione ad albero delle cartelle.

7. Con Le frecce, scegliamo la cartella per la quale vogliamo creare questa sottocartella, quindi, volendola inserire nell’albero principale delle cartelle, premiamo il tasto home.

7. Siamo su cartelle personali, aperto.

8. Premiamo tab, siamo su OK e premiamo invio per confermare.

Per verificare che tutto è andato a buon fine e che la cartella è posizionata dove volevamo, basta posizionarsi sull’albero delle cartelle con il comando control più Y e ce ne accertiamo.

Se è stato fatto tutto in modo corretto, sia usando il comando tab per chi ha visibile il riquadro di spostamento, sia usando il comando control più Y sempre valido per tutti, ci spostiamo sull’albero delle cartelle e troveremo la cartella Aarrivo Generale appena creata. Notate che la trovate assieme a tutte quelle preesistenti.

Una volta che abbiamo previsto questo contenitore per accogliere tutti i messaggi provenienti dalla posta in arrivo di tutti gli account, dobbiamo creare la regola che, in automatico, sposta i messaggi ricevuti da tutti gli account nella cartella appena creata.

Creazione di una regola di posta.

Premessa: anche se in questo browser di posta professionale si possono programmare delle regole con dei filtri che consentono di fare pressappoco tutto quello che vogliamo, noi vedremo le impostazione per creare una regola il più semplice possibile, non solo per non complicarci la vita, ma anche perché a noi che non dobbiamo gestire un ufficio è quello che serve.

Ecco come procedere:

1. Stando nella cartella posta in arrivo di uno degli account posseduti, scegliamo un messaggio indirizzato a questo account.

2. Apriamo il messaggio e premiamo control più R, come se volessimo rispondere al messaggio.

3. Selezioniamo l’indirizzo di posta di questo nostro account.

4. Lo copiamo negli appunti con control più C.

5. Con Escape, chiudere il messaggio aperto. Siamo di nuovo in posta in arrivo, sul messaggio che abbiamo appena chiuso.

6. Premere il tasto applicazioni, per aprire il menu di contesto.

7. con freccia giù, scegliamo il comando Regole, sottomenu, premiamo freccia destra, dal sottomenu, scegliamo Regole e Avvisi… e premiamo invio.

9. Se non abbiamo ancora creato una regola di posta, ci troviamo direttamente nella procedura per creare una regola di posta, altrimenti, siamo nella finestra delle regole e se non siamo sul pulsante nuova regola… , cerchiamo questo comando con tab e premiamo invio per avviare la procedura.

10. In ogni caso, siamo su una casella ad elenco nella quale scegliamo con le frecce verticali il tipo di regola che vogliamo creare in base alle nostre esigenze.

11. Tenendo presente che dobbiamo spostare i messaggi ricevuti in una cartella specifica, premiamo freccia giù e troviamo proprio la voce che ci interessa: Applica regola ai messaggi ricevuti.

12. Con tab ci spostiamo sul pulsante avanti e premiamo invio.

13. Sul primo campo abbiamo la lista di 31 voci dalla quale possiamo scegliere quella che ci serve. In questo caso, scegliamo: Con parole specifiche nell’indirizzo del destinatario e attiviamo con barra spazio.

14. Con tab, ci spostiamo al campo successivo, dove con le frecce possiamo selezionare la dicitura Con parole specifiche nell’indirizzo del destinatario. Premiamo barra spazio.

15. Si apre una nuova finestra. Siamo sul campo editazione dove dobbiamo inserire il testo specifico dell’indirizzo del destinatario, quindi, la cosa migliore è quella di scrivere l’indirizzo completo dell’account da controllare. Nel nostro caso, avendolo selezionato e copiato negli appunti, vedi punto 4, premiamo control più V ed incolliamo.

16. Premiamo tab, siamo sul pulsante aggiungi e premiamo invio. Ritorniamo sul campo precedente, per la regola che stiamo creando, non avendo altro testo da controllare, ci viene letto che abbiamo aggiunto l’indirizzo di posta dell’account.

17. Premiamo tab, siamo sul pulsante OK e premiamo invio.

18. Con tab, ci spostiamo sul pulsante avanti e premiamo invio.

19. Si apre la nuova finestra e siamo su un elenco di azioni da cui scegliere. Premiamo freccia giù e poi freccia su, siamo su “Sposta il messaggio nella cartella specificata”.

20. Con tab ci spostiamo al campo successivo dove ci viene letto l’indirizzo email inserito in precedenza, 2 di 3. Premendo freccia destra ci viene letto cartella specificata.

21. Premiamo barra spazio. Siamo sull’albero delle cartelle e, precisamente, siamo sulla cartella che era selezionata al momento che abbiamo iniziato a creare la regola. Se, come indicato sopra, abbiamo creato la cartella Aarrivo Generale, premendo la lettera A, la raggiungeremo quasi immediatamente.

21. Se la cartella non l’abbiamo ancora creata, possiamo farlo da questa finestra. Infatti, premendo tab ripetutamente, troviamo il pulsante nuovo e premiamo invio. Una volta creata la cartella, premendo tab, si ritorna sull’albero delle cartelle e la cartella appena creata è già selezionata.

22. In entrambi i casi, quando siamo sulla cartella che per il nostro esempio è Aarrivo Generale, premiamo invio. Ritorniamo al punto da dove eravamo partiti, solo che ora c’è scritto anche “Sposta il messaggio nella cartella Aarrivo Generale”.

23.Premiamo tab fino al pulsante avanti e premiamo invio.

24. Si apre una nuova finestra e siamo su una lista di eccezioni che possiamo scorrere con le frecce verticali. Non avendo bisogno di eccezioni per una regola del genere, premiamo tab.

25. Siamo nel solito campo dove, con le frecce, possiamo leggere le impostazioni eseguite nelle fasi precedenti. Siamo ancora in tempo a modificare o aggiungere altro. Non avendo più nulla da modificare, premiamo ancora tab fino al pulsante avanti e premiamo invio.

26. Si apre una nuova finestra e siamo sul campo editazione dove va scritto il nome della regola. La procedura inserisce già il nome, precisamente l’indirizzo email che stiamo controllando, ma possiamo scrivere quello che vogliamo. Io ho lasciato il nome di default che va più che bene.

27. Premiamo tab e siamo sulla casella di controllo “Applica subito la regola ai messaggi già presenti in posta in arrivo”. Attiviamo tale casella.

28. Premiamo tab e siamo sulla casella di controllo “Attiva regola” che è già attivata e deve essere attivata.

29. Siamo nel solito campo dove, con le frecce, possiamo leggere le impostazioni eseguite nella finestra iniziale. Premiamo ancora tab fino al pulsante fine e premiamo invio.

30. Si attiva la procedura e viene applicata la regola. Dopo il tempo necessario a spostare i messaggi inviati all’indirizzo di posta specificato nella cartella Aarrivo Generale, si chiude la procedura e siamo sulla finestra delle regole.

Per creare le altre regole per tutti gli account che abbiamo, ci spostiamo con il pulsante tab fino al pulsante nuova regola … e premiamo invio, ripetendo tutta la procedura.

Se non dobbiamo creare altre regole, con tab ci spostiamo fino al pulsante OK e premiamo invio.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Programma per la gestione veloce degli indirizzi di posta.

Ogni volta che si digita un indirizzo di posta elettronica o un nome nella finestra del messaggio di Outlook, viene proposto automaticamente un elenco di utenti email che si possono scegliere.

Questa funzione è nota come “compilazione automatica”. Outlook costruisce automaticamente questa lista di email in base alle attività degli utenti e la salva in un file con estensione .NK2.

In alcune circostanze, potrebbe essere necessario riparare o modificare gli indirizzi di posta apparsi nella lista di completamento automatico, oppure si può decidere di rimuovere gli indirizzi di posta elettronica indesiderati o errati.

E’ possibile anche aggiungere nuovi indirizzi email. Outlook non fornisce alcuna possibilità di modificare questa lista di completamento automatico, anche se ci consente di cancellarla completamente. Si capisce subito che non è possibile gestire gli indirizzi di questa lista come ci servirebbe . Questo è quello che il software NK2Edit riesce a fare e ci può essere di aiuto.

È inoltre possibile ordinare l’elenco in ordine alfabetico dei nomi visualizzati. Tuttavia, bisogna essere consapevoli del fatto che Outlook cambia l’ordine quando l’utente invia le email.

NK2Edit è una applicazione portatile che può essere utilizzata da qualsiasi computer con sistema operativo Windows, a partire da Windows 2000, senza bisogno di alcun processo di installazione, e senza apportare modifiche nel Registro di sistema.

Nota bene:

essendo un software portatile e di semplice utilizzo, che si usa senza problemi, non è stato necessario scrivere delle spiegazioni accurate come facciamo sempre.

NK2Edit è in grado di leggere, scrivere e creare file NK2 per Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013 e Outlook 2016.

Questo programma è molto utile soprattutto per eliminare quelle email che vengono memorizzate nella lista di memorizzazione automatica in modo errato o che confondono chi deve inviare le email ed usa soprattutto questa lista di composizione automatica.

Il software portatile, si deve avviare con il programma Outlook chiuso. Una volta avviato, presenta una finestra con la lista di tutte le email che Outlook ha memorizzato nella lista di memorizzazione automatica.

In questa lista, si può cercare una stringa di testo premendo control più F, scrivendo e premendo invio.

Una volta trovata la stringa, se si deve cancellare quella email, basta premere canc e confermare la cancellazione.

Una volta che la lista è stata corretta, eliminando tutti gli indirizzi che ci danno fastidio, per salvarla, premere alt per aprire i menu, freccia giù fino a salva il file corrente NK2 e premere invio.

Ci viene chiesto di sovrascrivere il file corrente. Confermiamo su si e siamo a posto.

Useremo questo programma ogni volta che dobbiamo fare la manutenzione a questa lista di indirizzi.

La versione base di NK2Edit (senza le funzioni di licenza commerciale) è completamente gratuito per uso personale e per l’utilizzo in qualsiasi organizzazione di beneficenza / non-profit.

Software NK2Edit.

Copyright (c) 2010-2016 Nir Sofer
Ecco dove prelevare il software:

Sito web: http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Posta di diversi account in Microsoft Outlook 2019 in una sola cartella.

Quando si gestisce la posta da computer e si hanno diversi account, non sempre le impostazioni di default dei browser di posta sono gradite dagli utenti. Infatti, ci sono persone che gradiscono molto avere la posta separata per account, come si fa con gli smartphone, ma ci sono anche utenti che non gradiscono avere tante cartelle di Posta in Arrivo, Posta in Uscita, Posta Eliminata, eccetera, per ogni account.

Con le versioni di Microsoft Outlook precedenti alla 19, era più semplice stabilire questa modalità che consente di indirizzare tutta la posta in arrivo in una sola cartella ed avere una sola cartella per ogni tipologia di messaggi, quindi, una sola cartella per la Posta in Arrivo, una sola per la Posta in Uscita, Una sola per la Posta Eliminata, eccetera.

Con Outlook 2019, avendo la Microsoft automatizzato moltissimo l’impostazione di un account, ha un poco disorientato gli utenti e se non si è attenti durante la fase di configurazione dell’account, non si riesce a capire dove agire per poter effettuare questo tipo di configurazione.

Vediamo come agire per poter accontentare chi usa Microsoft Outlook 2019 e desidera avere tutta la posta gestita con una sola cartella per tutte le tipologie di messaggi.

Partiamo dal primo account che si configura, cioè quello che si deve configurare alla prima apertura di Microsoft Outlook 2019.

Non appena si conferma di impostare il primo account, si presenta la finestra per iniziare la configurazione dell’account.

Se questa fase è stata saltata, dopo aver impostato al meglio Microsoft Outlook modificando tutte le opzioni che si raggiungono dal menu file che si apre con alt + F, per inserire un nuovo account devi fare come segue:

1. Premi alt più F per aprire il menu file.

2. Sei sulla voce Informazioni. Freccia destra fino a aggiungi account e premi invio.

3. Si apre la gestione degli account e si apre direttamente la creazione di un nuovo account.

Siamo nelle stesse condizioni della configurazione del primo account che viene offerta quando si apre Microsoft Outlook la prima volta.

In questa finestra, come quasi in tutte quelle delle impostazioni di Windows, ci spostiamo con il tasto tab e su ogni campo inseriamo quello che ci viene richiesto, quindi, tutti i parametri che il nostro provider di posta ci ha fornito per poterlo configurare.

Ecco come devi fare:

1. Sei su un campo editazione e scrivi l’indirizzo di posta dell’account come richiesto, quindi, nome@dominio.xXx, dove xXx sarà it, com, info, eccetera.

2. Premi tab e sei su un pulsante Opzioni che è chiuso. Premi la barra spazio e si apre.

3. Con freccia giù, ti sposti su Consenti impostazioni manuali, una casella di controllo, e l’attivi con barra spazio.

4. Premi tab fino al pulsante Connetti e premi invio.

7. Si apre una nuova finestra, sei avvisato che stai aggiungendo un nuovo account e che devi scegliere il tipo di account. con freccia giù, scegli POP, pulsante e premi invio.

8. si apre la schermata per l’inserimento dei dati dell’account. Compìla i campi come richiesto e per spostarti usa il tasto tab.

9. Ecco i dati da inserire.

– POP. Fornito dal provider. Per esempio, pop.gmail.com

– Porta, fornita dal provider. Per esempio 995.

– Il server richiede una connessione crittografata SSL/SSL casella di controllo. Attivare se richiesto.

– Richiedi accesso con autenticazione. Attivare se richiesto.

– SMTP. Fornito dal provider. Per esempio, smtp.gmail.com

– Porta fornita dal provider. Per esempio, 465.

– Metodo di crittografia, casella combinata SSL/TLS. Scegliere quella richiesta con le frecce.

– Richiedi accesso con autenticazione. Attivare se richiesto.

– Usa un file di dati esistente, casella di controllo non attivata. Attivare se si vuole usare un file di dati esistente, per esempio quello del primo account configurato. Tieni presente che per il primo account, quello che inserisci la prima volta che avvii Microsoft Outlook, non trovi questa voce, quindi, il file che conserva tutti i dati dell’account lo sceglie direttamente il programma di posta e come nome file sceglie quello del provider di posta. Per esempio, nunziante50@gmail.com.pst oppure nunziante.esposito@email.it.pst

Nota bene: ti faccio una precisazione molto importante dal punto di vista della gestione della posta, tenendo presente che questa modalità si presenta nelle impostazioni di tutte le versioni di Microsoft Outlook, anche se in modo diverso.

a. Con questo comando puoi decidere se far arrivare tutta la posta di tutti gli account che stai configurando in una sola cartella posta in arrivo, oppure puoi avere per ogni account, posta in arrivo, posta in uscita, posta eliminata, eccetera. Se hai bisogno di avere le cartelle separate per ogni account, la casella di controllo non deve essere attivata, quindi, si passa oltre con il tasto tab.

b. Se invece vuoi far arrivare tutta la posta in una sola cartella, ma avere anche una sola cartella posta in uscita, una sola cartella posta eliminata, eccetera, allora attiverai questa casella.

– Attivata questa casella di controllo, con freccia giù ti posizioni sul pulsante sfoglia e premi invio. Si apre la Gestione risorse di Windows 10. Con shift più tab due volte, ti trovi sulla cartella che contiene i file pst di Microsoft Outlook. Ne trovi uno solo, quello che hai configurato all’avvio del programma. Con freccia giù, selezioni il file e premi invio per sceglierlo.

– Ritorni sul pulsante sfoglia. Premendo shift più tab, puoi leggere il file pst scelto.

– Con tab, vai sul pulsante avanti e premi invio.

– Si apre una nuova finestra e viene richiesta la password dell’account che stai aggiungendo, password scelta in fase di richiesta dell’account. Inserisci la password.

– Premi tab, sei su connetti, pulsante e premi invio.

– Dopo qualche manciata di secondi, ti viene confermato la configurazione dell’account e sei sul pulsante chiudi. Premendo invio su questo pulsante si presenta il pulsante fine e ti viene detto che l’account è stato aggiunto con successo.

Per tutte le versioni del browser, quindi anche per la 2019, se si presenta un errore, ammesso che qualche dato non sia stato inserito come richiesto, basta annullare e chiudere la prova di connessione dell’account. Si riapre la finestra con la maschera per inserire tutti i parametri e devi verificare l’esattezza di tutti i dati.

Purtroppo, se i parametri di posta non sono esatti, la procedura non va avanti e se ti continua a fornire un messaggio di errore, significa che i dati dell’account che possiedi non sono esatti, quindi, ti devi procurare quelli giusti.

Per non avere fastìdi con gli altri account già configurati, una finestra che ti chiede continuamente la password, ti consiglio di scegliere il comando annulla e chiudi completamente la finestra, senza creare l’account con i parametri sbagliati.

Riprova a creare l’account quando sei certo di avere i parametri giusti.

Un’altra cosa importante da sapere: per tutte le versioni del browser di Microsoft, per ogni account configurato, viene inviato un messaggio di prova, quindi, siamo certi che l’account di posta funziona sia in uscita, sia in entrata.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Posta indesiderata.

Per accedere alla funzionalità della posta indesiderata e per bloccare il mittente di una email, fare come segue:

1. Posizioniamoci su un messaggio il cui mittente vogliamo bloccare o non bloccarlo mai.

2. Premiamo il tasto applicazioni e con freccia su, portarsi su Posta indesiderata, sottomenu.

3. Con freccia destra entriamo nel sottomenu e troviamo il comando blocca mittente. Se premiamo invio, viene bloccato il mittente di quella email, e si chiude il menu.

4. Se si preme freccia Giù, troviamo il comando non bloccare mai. Premere invio su questo comando, se siamo nella cartella posta indesiderata ed abbiamo trovato in questa cartella un messaggio da non ritenere indesiderato. Premendo invio su questo comando, il mittente di quella email non sarà mai più bloccato.

5. Con freccia giù, troviamo altri comandi del sottomenu, ma a noi serve solo Opzioni posta indesiderata…, quindi, raggiungiamo questo comando e premiamo invio, per aprire le impostazioni della posta indesiderata.

6. Si presenta una multischeda nella quale abbiamo le seguenti schede: Opzioni, Mittenti Attendibili, Destinatari Attendibili, Mittenti Bloccati e Internazionale. Ci spostiamo su queste schede con i soliti comandi di navigazione per le multischede, tab, shift più tab, control più tab e control più shift più tab.

7. In queste multischede è tutto intuibile, per cui c’è poco da spiegare. Di seguito darò le impostazioni che utilizzo io per la Scheda Opzioni, unica che vediamo per il momento:

a. Primo campo. Basso. Significa che i messaggi di posta elettronica chiaramente identificabili come posta indesiderata verranno spostati nella cartella Posta indesiderata.

b. Secondo campo. Casella di controllo disattivata. Se attivata, consente al browser di cancellare i messaggi invece di spostarli nella cartella posta indesiderata.

c. Terzo campo. Casella di controllo attivata. Se la disattiviamo non verranno neutralizzati i messaggi di phishing che ci arrivano.

d. Quarto campo. Casella di controllo attivata. Se si disattiva, non siamo avvisati quando ci arrivano messaggi da indirizzi sospetti.

e. Quinto campo. Casella di controllo attivata. Se la disattiviamo, non verranno timbrati i messaggi di posta inviati, per distinguerli dalla posta indesiderata.

f. Terminati i campi di questa scheda, premiamo tab fino a raggiungere il pulsante applica e premiamo invio per applicare le modifiche.

– Premiamo ancora tab fino al pulsante OK e chiudiamo la multischeda.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Impostazioni di visualizzazione dei messaggi nelle cartelle.

In verità, devo dire che le impostazioni di visualizzazione dei messaggi nelle cartelle di Microsoft Outlook non sono gestite in modo proprio semplice. Comunque, per le impostazioni di visualizzazione, generalmente, si agisce in questo modo:

1. Si entra nella cartella che si vuole impostare in un certo modo e si entra nella barra dei menu.

2. Si entra nel menu visualizza e al primo posto troviamo Visualizzazione corrente, sottomenu. Si entra nel sottomenu e si trovano tre voci:

Cambia visualizzazione griglia, pulsante a tendina, ha un popup.

Impostazioni visualizzazione …

Ripristina visualizzazione corrente, pulsante.

3. Se premi invio sul terzo comando, Ripristina visualizzazione corrente, pulsante, ripristini le impostazioni di visualizzazione come all’origine, quelle predefinite. Questa operazione la fai quando fai modifiche che ti scombinano la visualizzazione e non sai come rimediare.

4. Il comando Impostazioni visualizzazione … lo usi per fare le tue comuni impostazioni per Colonne, Raggruppa, Ordina, eccetera.

5. Se usi il comando Cambia visualizzazione griglia, pulsante a tendina, ha un popup, quando premi invio, si presentano una serie di sottocomandi, diciamo così, che ti consentono di fare altre cose. Quella che puoi usare per impostare la personalizzazione per tutte le cartelle è Applica visualizzazione corrente ad altre cartelle di posta…

6. Dando invio su questa voce che raggiungi con il tasto tab, si apre una ulteriore finestra che presenta tutto l’albero delle cartelle con la cartella principale e tutte le sottocartelle.

Una volta che hai applicato la personalizzazione alla cartella principale ed attivi tutte le cartelle dell’albero che ti interessa attivando la casella applica a tutte le sottocartelle, si applica la personalizzazione a tutte le cartelle.

Comunque, ti dico anche che, dovendo generalmente impostare solo due parametri, quello che visualizza i messaggi non raggruppati e quello che me li visualizza in ordine crescente, personalmente preferisco fare queste due impostazioni singolarmente cartella per cartella.

Per applicare le impostazioni su tutte le cartelle, qualunque impostazione vuoi applicare, tieni presente che è in Cambia visualizzazione griglia, pulsante a tendina, ha un popup, ilposto dove si deve trovare il comando adatto.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it